"NY" Användarmanual -APP

Bflow appen kan laddas ner till: 

Iphone här Ladda ner i Iphone

Android här Ladda ner i Andriod

Du loggar in med ditt tolvsiffriga personnummer och BankID.

STARTSIDA

När du loggar in i appen kommer du till startsidan. Om du är kopplad till flera företag så kan du byta företag genom att klicka på företagsnamnet. Meny har du alltid tillgänglig uppe till höger genom att klicka på de tre strecken. Där hittar du inställningar samt logga ut knappen.

LOGGA UT

Här hittar du utloggningsknappen.

INSTÄLLNINGAR

 Under Inställningar kan du ändra lösenord, byta språk (tillgängliga språk är svenska och engelska)

 Samt se vilket version av appen du har installerad. 

-Vid problem med appen kan vi komma att efterfråga version. 

LADDA UPP DOKUMENT

För att ladda upp utlägg, fakturor etc. klickar du på kamera symbolen längre ner i mitten. När du klickar på kamera symbolen visas en lista på de dokument som kan laddas upp. Välj vad det är du vill ladda upp som att hämta en bild eller fil från telefonens galleri eller filer genom att klicka på symbolerna ovanför kamera symbolen. 

Den som är vald blir blåmarkerad och hamnar längst ner.

1) Hämta från galleri  2) Ta ett direktfoto. 3) Hämta från filer.

TRE VAL FÖR ATT FOTA IN MATERIAL

1) Om du väljer flera kvitton så kan du fota in flera kvitton i ett svep som sparas i utkast och du behöver då gå in i utkast vid ett senare tillfälle för att kontrollera tolkningen samt skicka dem för attest. Detta alternativ kan vara smidigt när man har många kvitton som ska skickas in på en gång, annars rekommenderar vi att du väljer ensidigt kvitto eller flersidigt kvitto. När du klickat så kommer det upp ett + tecken och där väljer du till fler.

2) Här skickar du in ett kvitto som består av flera sidor så du får med information från alla sidor på kvittot. När du klickat så kommer de upp ett + och där väljer du nästa sida.

3) Väljer du ensidigt kvitto så får du möjlighet att fota ditt kvitto och skicka kvittot för attest efter varje fotat kvitto. 

FOTA KVITTO/LADDA UPP BILD

När du fotat kvittot får du förhandsgranska innan du går vidare. Du kan här även redigera för att ta bort onödigt tomrum runt om och på så sätt få ett mer lättläsligt kvitto. För att ändra klicka på redigerings knapparna högst upp på bilden, se nedan. När detta är klart så väljer du pil nedan för att komma vidare.

UTLÄGG / KVITTO

Alla kvitton tolkas av en AI-tolk som försöker läsa av informationen på kvittot, Såsom datum, belopp och typ av köp. Kontrollera gärna att tolken valt rätt kategori för köpet. Komplettera med information om kvittot köpts med företagskort eller privata medel samt om projekt eller kostnadsställe skall läggas på kvittot.

Högst upp på sidan kan du välja att förhandsgranska bilden på kvittot samt lägga till en kommentar till kvittot. Klicka Spara för att spara i utkast eller Skicka för att skicka in kvittot för attest. 

 Att tänka på vid representation:

- Vid representation måste du alltid ange deltagare samt vilken typ av representation som utlägget avser.

Milersättning 

För att skapa milersättning så klickar du på plustecknet och väljer milersättning. 

-Fyll i information om resan, transportmedel och typ av bränsle.

 Spara för att spara i utkast eller Skicka för att skicka in för attest.

Mina tidrapporter

För de företag som använder sig av tidrapporter så kan du i appen registrera arbetade timmar per projekt. För att skapa en ny tidslogg klickar du på rapportera tid på första sidan och sedan på nästa sida klickar du på (+) nere till höger. Fyll i uppgifterna och klicka Spara. (Bild höger) För att se tidsloggar under ett visst datumintervall så kan du filtrera på datum. Tiderna går att redigera till dess att de är låsta av företagsledaren när timmarna är fakturerade eller av lönekonsulten när lön är gjord. 

-Under tidrapporter rapporteras arbetad tid, frånvaro läggs in under Mina frånvarorapporter, se nästa stycke.

-Fyll i informationen och tryck spara.

Mina frånvarorapporter 

För de företag som använder sig av frånvarorapportering i vår app. Frånvarotillfällen under månaden lägger du in allt eftersom. För att lägga till en avvikelse klickar du in på rätt månad och sedan på (+) längst nere i höger hörn. Du kommer vidare till nästa steg där du kan välja datum och anledning samt lägga till eventuell kommentar. Kom ihåg att spara. Avvikelserna samlas sedan i en lista för gällande månaden. När månaden är slut dyker det upp en knapp längst ner; Skicka för godkännande. När rapporten är skickad för godkännande kan du inte längre redigera dina avvikelser. Frånvarorapporten ska skickas in senast den femte månaden efter. Om du inte har några avvikelser att rapportera skickar du in en tom rapport och visar på så sätt att du inte har några avvikelser för månaden. När rapporten har blivit godkänd av företagsledaren kan vår löneavdelning förbereda månadens lön.

Mina utlägg

 Under Mina utlägg ( som du kommer åt från startsida eller via menyknappen) kan du se hur många utlägg du har i varje kategori samt den totala summan av dessa. 

-Utkast: Utlägg som ännu inte är hanterade och/eller skickade för attest. Kvittona kan redigeras.

-I Godkännande: Kvitton som är inskickade men ännu inte attesterade av företagsledaren. För att redigera ett kvitto i godkännande gå in på kvittot och klicka på pennan så går det tillbaka till utkast. (För att se fakturan/utlägget så behöver man dra åt sidan/swipa så skall det komma upp ett förstoringsglas och där kan man se bilden.

-Bestriden: Här hamnar de utlägg som företagsledaren bestridit. Du kan redigera kvittot och skicka in det på nytt. När ett kvitto bestrids så lämnas alltid en kommentar, klicka nere till höger för att se kommentaren. 

-Godkänd: Här hamnar de utlägg som företagsledaren godkänt. Kvittona går inte att redigera utan du behöver kontakta företagsledaren. 

-Privata utlägg betalas sedan ut av företagsledaren. 

Du får ett mail när de skickas till banken. Utlägg gjorda med företagskort hamnar under kategorin Betalda i samma stund som företagsledaren godkänner dem. Kvitton samt kortfakturan bokas då mot ett avräkningskonto. Om inte alla kvitton skickas in uppstår en fordran på dig som anställd, vilken kan komma att dras på din lön i slutet av året. 

Mina löner

Under Mina löner hittar du din lönespecifikation för varje månad. Klicka på raden för att se bilagan. Lönespecifikationen blir synlig i appen när företagsledaren godkänt lönen. För att ladda ned din lönespecifikation klickar du på pilen nere till vänster. (Bild höger)

Mina betalningar 

Under mina betalningar finns en lista över allt som är utbetalt till dig.  

 BRA ATT VETA!

 För att appen ska fungera optimalt, se till att alltid ha den senaste versionen. Tveka inte inför att höra av er till oss på inbox@bfree.se om ni undrar över något!